Eisenhower Box: Làm thế nào để năng suất cao hơn

Chiến lược hành động và tổ chức công việc của Eisenhower rất đơn giản. Sử dụng ma trận quyết định dưới đây, bạn sẽ chia hành động của mình dựa trên 4 khả năng:

  1. Khẩn cấp và quan trọng (những công việc bạn sẽ làm ngay lập tức)
  2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp (những công việc bạn sẽ lên lịch để làm sau)
  3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (những công việc bạn sẽ ủy thác cho người khác)
  4. Không khẩn cấp cũng chẳng quan trọng (những công việc bạn sẽ loại bỏ.)

Điều tuyệt vời về ma trận này là bạn có thể sử dụng cho các kế hoạch toàn diện (“Tôi nên dành thời gian mỗi tuần như thế nào?”) hay những kế hoạch nhỏ hàng ngày (“Tôi nên làm gì hôm nay?”)

Dưới đây là ví dụ về Eisenhower Box của tôi:

eisenhower-matrix
Điều quan trọng hiếm khi khẩn cấp và điều khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng. -Dwight Eisenhower

Những công việc khẩn cấp là những thứ bạn hay gặp như email, cuộc gọi, tin nhắn và câu chuyện tin tức. Trong khi đó, theo lời của Brett McKay: “Công việc quan trọng là những thứ đóng góp cho sứ mệnh, giá trị và mục tiêu dài hạn.”

Loại bỏ trước khi tối ưu hóa

Cách nhanh nhất để hoàn thành công việc là loại bỏ nó hoàn toàn. Tôi không nói rằng bạn nên lười biếng nhưng bạn nên mạnh dạn loại bỏ bất kỳ công việc nào không hướng tới nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu của bạn.

Chúng ta nên tự hỏi “Tôi có phải thực sự làm điều này không?” trước khi tìm cách tối ưu hóa. Bạn sẽ cảm thấy mình chỉ cần làm thêm giờ một chút là có thể hoàn thành công việc, bạn thoải mái khi làm đều này. Nhưng đó không phải là cách sử dụng thời gian tốt nhất.

Như Tim Ferriss nói, “Bận rộn là một dạng của sự lười biếng, lười suy nghĩ và hành động bừa bãi.”

Phương pháp Eisenhower sẽ khiến bạn xem xét xem việc này có thực sự cần thiết, để chuyển vào ô “Xóa bỏ” hay không. Thật sự mà nói, nếu bạn loại bỏ được hết những công việc lãng phí thời gian mỗi ngày thì rồi bạn cũng chẳng cần những lời khuyên làm việc hiệu quả nữa.

Nếu bạn thấy khó loại bỏ những hoạt động lãng phí thời gian khi chưa chắc chắn, hãy tự hỏi mình:

– Tôi đang làm việc hướng tới điều gì?

– Giá trị cốt lõi trong cuộc sống của tôi là gì?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp làm rõ những công việc nhất định trong cuộc sống. Lựa chọn những việc cần làm hay cần loại bỏ trở nên dễ dàng hơn khi bạn biết rõ những gì quan trọng với mình.

Nguồn: Cafebiz

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s